基金经费管理办法如何规范使用与管理？

[单位名称] 基金项目经费管理办法

第一章 总则

第一条 目的与依据 为规范我校/我院/我司（以下简称“单位”）各类基金项目经费的管理，提高经费使用效益，保障科研项目顺利实施，根据《国家社会科学基金项目资金管理办法》、《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》等国家及地方相关法律法规和财务制度，结合本单位实际,制定本办法。

第二条 适用范围 本办法适用于单位所有以单位名义申请、获得并由单位统一管理的各类基金项目经费,包括但不限于：

1. 国家级项目：如国家自然科学基金、国家社会科学基金、国家重点研发计划等。
2. 省部级项目：如XX省自然科学基金、XX省科技计划项目等。
3. 市厅级项目：如XX市科技攻关项目等。
4. 横向委托项目：与企业、事业单位等社会力量委托合作的科研项目。
5. 校/院/公司级自主设立的研究项目。
6. 其他国内外各类基金会、组织资助的科研项目。

第三条 管理原则

1. 统一领导，分级负责：单位对基金项目经费实行统一领导，科研管理部门、财务部门、项目负责人及所在院系/部门各司其职,分级管理。
2. 专款专用，单独核算：项目经费必须用于与研究任务直接相关的支出，与单位的日常经费严格区分,并在财务系统中建立独立账户进行核算。
3. 预算控制，规范支出：严格按照项目批准（或合同约定）的预算执行经费支出，确保支出合理、合规。
4. 权责对等，激励创新：在规范管理的同时，赋予项目负责人更大的经费使用自主权,激励科研人员的积极性和创造性。
5. 公开透明，全程监管：经费的预算、执行、决算等关键环节应做到公开透明，并接受财务、审计、纪检监察等部门的监督。

第四条 管理职责

1. 科研管理部门：负责项目的立项、过程管理、结题验收的组织协调工作，审核项目预算调整申请,并提供政策咨询。
2. 财务部门：负责经费的财务管理和会计核算，监督经费使用是否符合财经法规和本办法规定，办理经费的收支、决算、报销等业务。
3. 项目负责人：是经费使用的直接责任人，对经费使用的真实性、合规性和有效性负总责，负责编制预算、执行预算、审批支出、编制决算报告,并自觉接受监督。
4. 项目负责人所在院系/部门：对项目经费的使用负有监管责任，为科研活动提供必要的条件保障，并配合科研、财务部门进行监督检查。

第二章 经费来源与构成

第五条 经费来源 基金项目经费主要来源于：

1. 政府财政拨款。
2. 企事业单位、社会团体等委托方的资助。
3. 国内外基金会或其他组织的捐赠。
4. 其他合法合规的收入。

第六条 经费构成 根据项目类型和资助方要求,经费通常包括以下全部或部分：

1. 直接费用：是指在项目研究过程中发生的,可以直接计入成本的费用。

   • 设备费：购置或试制专用仪器设备、软件、样品等的费用。
   • 材料费：在项目研究中消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品、化学试剂、实验动物等的费用。
   • 测试化验加工费：支付给外单位或校内独立核算机构的检验、测试、化验、加工等费用。
   • 燃料动力费：在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料等费用。
   • 差旅/会议/国际合作与交流费：
     • 差旅费：开展科学实验、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
     • 会议费：为组织开展学术研讨、咨询、评审以及项目组成员参加与项目研究有关的会议等发生的费用。
     • 国际合作与交流费：项目研究人员出国及外国专家来华工作的费用。
   • 出版/文献/信息传播/知识产权事务费：项目研究过程中，需要支付的出版费、资料费、文献检索费、论文版面费、专利申请费、软件著作权登记费等。
   • 劳务费：支付给参与项目研究的在编研究生、博士后、访问学者以及项目组临时聘用人员等的劳务费用。
   • 专家咨询费：支付给临时聘请的咨询专家的费用。
   • 其他支出：项目研究过程中发生的除上述费用之外的其他直接支出，如数据采集费、田间试验费等。

2. 间接费用：是指在项目组织实施过程中发生的，不能直接归属于某个具体项目的费用，用于补偿项目所在单位为项目研究提供的现有仪器设备及房屋、水、电、气、暖等消耗，以及有关管理费用的补助,并用于激励科研人员的绩效支出。

   • 间接费用一般按照项目直接费用扣除设备购置费后的一定比例核定,由单位统一管理。
   • 间接费用中用于科研人员绩效支出的部分，应当结合项目研究进度和完成质量，在对项目负责人进行绩效考核的基础上,由单位统筹安排发放。

第三章 预算编制与审批

第七条 预算编制要求

1. 项目负责人是预算编制的责任主体，应按照“目标相关性、政策相符性、经济合理性”的原则，结合项目研究任务的实际需要，科学、合理、真实地编制经费预算。
2. 预算编制应详细说明各项支出的测算依据、理由和计算方法。
3. 对于设备费、差旅费、会议费、国际合作与交流费等有明确支出标准和范围要求的,应严格遵守。

第八条 预算审批流程

1. 项目负责人编制预算后，须经所在院系/部门审核其合理性与必要性。
2. 科研管理部门对预算与研究任务的相关性进行审核。
3. 财务部门对预算的合规性、完整性进行审核。
4. 审核通过后，按项目来源渠道的要求上报或备案，对于单位内部立项的项目,由科研管理部门和财务部门联合报单位领导审批。

第四章 经费支出与管理

第九条 支出原则

1. 所有支出必须合法合规，票据真实有效,手续齐全。
2. 必须与项目研究任务密切相关，严禁将与研究无关的费用挤占、挪用。
3. 严格按照批准的预算和支出范围执行，一般不得超预算、无预算支出。

第十条 各类费用管理

1. 设备费：单台/套价值达到规定标准的设备，需履行政府采购程序，鼓励共享利用现有设备,确需购置的应详细论证。
2. 材料费：建立材料领用登记制度,确保材料消耗与研究任务匹配。
3. 差旅/会议/国际合作与交流费：
   • 严格执行国家及单位规定的开支标准，如住宿、交通、伙食补助等。
   • 会议费需有会议通知、议程、签到表等证明材料。
   • 国际合作与交流需有明确的任务、成果和预算,并按外事管理规定报批。
4. 劳务费：发放对象应为在项目研究中实际付出劳动的非在职人员，需提供劳务合同、工作量记录等,并依法代扣代缴个人所得税。
5. 专家咨询费：标准按国家规定执行，需有咨询协议、咨询报告、发放签收单等。
6. 间接费用：由单位统一管理，其中绩效支出的发放需根据项目进展和考核结果制定具体方案,经审批后发放。

第十一条 预算调整

1. 在项目总预算不变的情况下，课题预算中设备费、差旅费、会议费、国际合作与交流费预算如需调整，由项目负责人根据科研活动实际需要自主安排,报科研管理部门和财务部门备案。
2. 材料费、测试化验加工费、劳务费、专家咨询费、其他支出预算如需调增或调减，由项目负责人提出申请，所在院系/部门审核,报科研管理部门和财务部门批准。
3. 项目总预算的调整，或设备费预算的调增,需按项目原审批渠道报批。

第五章 决算与审计

第十二条 决算编制

1. 项目结束后，项目负责人应清理账目，核实支出，编制《项目经费决算表》。
2. 决算表应与账面数据、批准的预算保持一致，做到账证相符、账账相符、账实相符。
3. 决算报告需经所在院系/部门审核，科研管理部门和财务部门复核后,按规定上报项目资助方。

第十三条 审计与监督

1. 单位财务部门和内部审计部门有权对项目经费的使用情况进行定期或不定期检查、审计。
2. 项目负责人应积极配合审计工作,提供相关资料。
3. 对在经费使用中出现的违规行为，一经查实，将视情节轻重追究相关人员的责任，包括但不限于通报批评、暂停经费使用、追回已拨经费、取消项目申报资格等，涉嫌违法的,移交司法机关处理。

第六章 经费结余与处置

第十四条 经费结余

1. 项目因故终止、提前结题或通过验收后，若有经费结余,结余经费的处理按项目资助方和单位的相关规定执行。
2. 对于规定可以留用的结余经费，一般可用于原项目负责人的后续科研活动，或由单位统筹用于支持其他科研工作,具体办法另行制定。

第七章 附则

第十五条 解释权 本办法由单位科研管理部门和财务部门负责解释。

第十六条 生效日期 本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。

[单位名称]（盖章） [年]年[月]月[日]

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